Jak obsługiwać zamówienia w WooCommerce?

Zarządzanie zamówieniami powinno być dostosowane do specyfiki biznesu i produktów, jakie sprzedajemy w naszym sklepie WooCommerce. W tym poradniku pokażę Ci, jak zmieniać statusy zamówień, automatyzować je, a także definiować własne statusy na potrzeby skuteczniejszej obsługi sprzedaży. Dowiesz się także o innych sposobach na poprawę wyświetlania zamówień, czy też samego formularza, który wypełniają klienci podczas zakupów w sklepie internetowym.

Jakie są domyślne statusy zamówień w WooCommerce?

Kiedy klient przejdzie przez cały proces zakupowy, tj. doda produkt do koszyka, uzupełni sposób i adres dostawy, a następnie przejdzie do płatności – w panelu WooCommerce zobaczysz nowe zamówienie. Może ono uzyskać jeden z poniższych statusów:

• Oczekująca płatność (wstrzymane) – gdy zamówienie nie zostało jeszcze opłacone, np. klient przerwał proces płatności elektronicznej lub wybrał przelew tradycyjny.
• W trakcie realizacji – klient zapłacił za zamówienie i oczekuje na nadanie przesyłki.
• Zrealizowane – produkt został wysłany do klienta.
• Anulowano – z jakiegoś powodu zamówienie zostało anulowane w panelu sklepu lub wystąpiły inne problemy ze strony klienta. Status ten zostaje przypisany do zamówienia także w sytuacji, gdy minie termin płatności.

Poszczególne zamówienia znajdziesz w zakładce WooCommerce > Zamówienia:

W tym miejscu możesz zmieniać statusy poszczególnych zamówień – pojedynczo lub masowo. Wystarczy, że zaznaczysz checkbox przy danym zamówieniu, a następnie z listy wybierzesz jedną z opcji:

• Zmień status na Wstrzymane
• Zmień status na W trakcie realizacji
• Zmień status na Zrealizowano
• Zmień status na Anulowano

Przy każdym zamówieniu na liście zobaczysz ID, imię i nazwisko klienta, a także informacje dotyczące kwoty zamówienia, czy też czasu jego złożenia. Możesz edytować ten widok, klikając zakładkę Opcje ekranu na samej górze panelu. Zobaczysz wtedy następujące opcje:

Domyślnie możesz rozbudować tabelę o kolumnę Wyślij do, zawierającą adres dostawy oraz Dane do faktury. Zaznacz wybrane pola i kliknij Zastosuj, by zobaczyć zmiany w widoku.

Jak dodać własne statusy zamówień w WooCommerce?

Możesz zmienić domyślne statusy w WooCommerce, dodając prosty fragment kodu do pliku functions.php lub wykorzystując wtyczkę WP Code, która pozwoli Ci dodać skrypt z poziomu panelu.

function change_order_statuses($order_statuses) {

    $order_statuses['wc-completed'] = __('Obsłużone', 'moj-motyw');
    $order_statuses['wc-on-hold'] = __('Czekamy na zapłatę', 'moj-motyw');
       
    return $order_statuses;
}

add_filter( 'wc_order_statuses', 'change_order_statuses' );

Powyższy przykład zmieni status zrealizowanego zamówienia na Obsłużone, a oczekującą płatność na Czekamy na zapłatę. To oczywiście tylko propozycje – możesz w ich miejsce wpisać własne statusy, które usprawnią obsługę zamówień w Twoim sklepie opartym o WooCommerce.

Jeśli chodzi o pozostałe statusy, oto lista zmiennych do podmiany:

• wc-on-hold – wstrzymane
• wc-pending – oczekujące na płatność
• wc-processing – w trakcie realizacji
• wc-completed – zrealizowano
• wc-cancelled – anulowano
• wc-failed – niepowodzenie

Pamiętaj, by w miejsce zmiennej ’moj-motyw’ wstawić nazwę szablonu, z którego korzysta Twój sklep. W przeciwnym przypadku funkcja nie zadziała.

Jak kolejno numerować zamówienia w WooCommerce?

Po otrzymaniu pierwszych zamówień możesz zauważyć, że WooCommerce numeruje je w pozornie losowy sposób. Wynika to z metodyki, na podstawie której WordPress przechowuje rekordy w swojej bazie danych. Numery zamówienia nie będą ustawione kolejno, jeśli w międzyczasie w sklepie opublikowano inny typ treści, np. obraz, post, komentarz, czy dodano nowy produkt. Zamówienie uzyska po prostu ID kolejnego wiersza w bazie danych, przez co odniesiesz wrażenie, że wygenerowano je losowo.

Dobra wiadomość jest taka, że możesz to zmienić. Aby ustawić właściwą numerację w WooCommerce, możesz wykorzystać darmową wtyczkę, która uporządkuje dla Ciebie kolejność zamówień. Wyszukaj plugin o nazwie Sequential Order Numbers for WooCommerce:

Za jego pomocą automatycznie ustawić kolejną numerację w sklepie. Jeśli przed instalacją pojawiły się już wcześniejsze zamówienia, wtyczka rozpocznie numerować od ostatniego zrealizowanego zakupu.

Jak zobaczyć podsumowanie zamówienia w WooCommerce?

Klikając w wybrane zamówienie na liście, przejdziesz do podsumowania najważniejszych informacji na temat zakupu klienta. Panel Szczegóły zamówienia zawiera dane do wysyłki oraz faktury, a także inne dane pomocne w realizacji. Jeśli korzystasz z rozszerzeń dotyczących np. dostawy do paczkomatu, zobaczysz tutaj informacje o wybranym przez klienta punkcie odbioru.

Poniżej natomiast możesz podejrzeć:

• Produkty – zakupione przez klienta towary w ramach tego zamówienia.
• Notatki – automatyczne zapiski dotyczące zmian w zamówieniu oraz prywatne notatki dodane przez administratorów sklepu.
• Historia klienta – dane na temat całej aktywności użytkownika w sklepie. Jeśli klient wcześniej kupował już Twoje produkty, zobaczysz tutaj choćby podsumowanie średniej wartości jego zamówień.
• Akcje – możliwości ponownej wysyłki wiadomości email do klienta, uprawnień do pobierania, czy też innych akcji zdefiniowanych przez niestandardowe wtyczki. Jeśli np. zainstalowałeś plugin do generowania faktur, w tym miejscu znajdziesz prawdopodobnie akcję dotyczącą wysyłki FV do klienta.

Jak dodać dodatkowe pola do zamówień w WooCommerce?

Zmiana formularza zamówień to przydatna opcja przy niestandardowych konfiguracjach produktów w sklepie internetowym. Jeśli do realizacji zamówienia potrzebujesz niestandardowych danych od klienta, bez których nie możesz zrealizować zakupu, wykorzystaj wtyczkę Flexible Checkout Fields:

Za jej pomocą możesz dodać do formularza zamówienia wybrany format danych:

• Pojedyncza linia tekstu, z prostą informacją, np. w przypadku produktów z grawerem mozesz wykorzystać je, by klient wpisał napis, który powinien pojawić się na jego produkcie.
• Obszar tekstowy, czyli pole, w którym użytkownik może wpisać dłuższy fragment tekstu.
• Checkbox lub lista rozwijana, jeśli chcesz dać możliwość wyboru jednej z opcji przy składaniu zamówienia, np. wyboru płci.
• Pole dedykowane dla adresu email, numeru telefonu, czy adresu strony internetowej.

Pola w formularzu możesz dowolnie stylować i przemieszczać w CSS, a tym samym poprawić wygląd całego formularza zamówień w WooCommerce.

Jak możesz usprawnić zarządzanie zamówieniami w WooCommerce?

Skuteczne zarządzanie statusami, płatnościami, dostawą i stanem magazynowym to kluczowe elementy, które wpływają na funkcjonowanie e-commerce. Jeśli chcesz skalować swój biznes, warto odpowiednio automatyzować poszczególne procesy, by zabierały jak najmniej czasu. W kolejnych poradnikach poruszę tematy konfiguracji sklepu na WooCommerce w taki sposób, by działały efektywnie i nie powodowały błędów w sklepie, czy nieporozumień związanych z zamówieniami od klientów.